La planificación. Una elaboración consciente y responsable de cualquier tipo de proyecto.

Definición de Stoner, 1996: “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”

Tener una planificación aporta claridad y un camino a seguir, lo cual permite no desviar esfuerzos y recursos.

Antes de planificar, debemos tener claro los siguientes aspectos:

Visión: Es la declaración que indica hacia dónde nos dirigimos.

Misión: Representa la identidad del emprendimiento u organización, en el momento actual y de cara al futuro.

Valores: Son los referentes vivenciales éticos que debe poseer el emprendedor o cada miembro de la comunidad. Por todo esto afirmamos que,  la planificación es la clave del éxito.

Entre los aspectos importantes de la planificación para lograr el éxito, podemos mencionar:

1.   Establecer Objetivos

Es el primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación, identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa.

2.   Identificación de los recursos

Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento.

3.   Establecer las tareas de objetivos relacionados

Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que todos sean eficientes, cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con ésto, no solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos

4.   Priorizar objetivos y tareas

Si ya establecimos las metas, los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos e identificado las tareas a ejecutar por objetivo, ahora bien, el siguiente paso es priorizar cada meta y tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas consideradas más importantes deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso debemos reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas.

5.   Crear actividades y calendario

A medida que se van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde se describe cada actividad,  quienes serán los responsables en su ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos generales de la empresa.

6.   Establecer métodos de evaluación

Todo proceso de planificación debe conocer cómo será la metodología de evaluación y seguimiento, esto para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período de tiempo establecido. De esta manera, se podrá identificar a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas, si se determina, que  existe algún resultado que no es el deseado para el beneficio del cumplimiento del objetivo general

Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo.

Un plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser alcanzados. De esa forma, se minimiza el impacto de acontecimientos imprevistos, el mercado es dinámico, cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu control. 

La planificación nos da una hoja de ruta a seguir.  Debemos analizar hacia dónde queremos ir, evaluando constantemente si los procesos nos dirigen al objetivo previsto.

No tener una planificación clara y unos objetivos bien definidos, nos harán sucumbir a todas las prácticas que veamos que les están funcionando a otros emprendedores u organizaciones, dichas prácticas muy probablemente no sean las adecuadas a nuestras propias circunstancias o las características de nuestro proyecto.

Podemos señalar a  continuación dos elementos fundamentales para que nuestra planificación sea lo más adecuada posible.

Los objetivos que debemos marcarnos y la temporalidad con la que debemos hacerlo.

¿Cómo deben ser los objetivos,  para que sean efectivos?
Para definir de manera correcta estos objetivos lo mejor es que utilicemos objetivos SMART (por sus siglas en inglés).

SMART son las iniciales de: Specific, Measurable, Attainable, Relevant y Time-related, es decir: Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un Tiempo determinado.

¿Que significa que un objetivo sea SMART?

·    Específico. Debe reflejar claramente que es lo que se pretende conseguir.

·    Medible. Debemos poder cuantificar fácilmente si el objetivo se ha cumplido o no.

·    Alcanzable. Está bien que sea ambicioso, pero también debe ser realista. 

·     Relevante. Es importante que el objetivo mejore nuestro proyecto y nos ayude a progresar.

·     Acotado en el tiempo. Es fundamental que nuestro objetivo tenga un tiempo delimitado en el que podremos comprobar si se cumple o no.

Períodos de planificación
En cuanto a los tiempos, dependerá del tamaño del proyecto, si somos emprendedores, probablemente lo mejor es trabajar con objetivos trimestrales. Las empresas más establecidas o de mayor tamaño, pueden plantearse hacer planificaciones a largo o mediano plazo. 

Para concluir

Los planes de negocios, son un documento valioso e interactivo que puede servir como una herramienta exitosa de evaluación comparativa. ¿Dónde tu negocio superó las expectativas? ¿En qué áreas tu estrategia se quedó corta?, en fin la Planificación es la clave del éxito